起業前にお伝えしたい7つのポイント~その5「書類と上手につきあう」

書類と名刺の管理もルールを作って

ペーパーレスの世の中になってきたとは言っても、まだまだ膨大な紙を必要とするのがビジネスでの現実。紙の資料をどのように整理するかは大切なポイントになります。
まず、会社設立時の書類など、役所関係の書類は破棄してはなりませんので、「会社設立ファイル」「税務署ファイル」「労務管理ファイル」を作って必ず保管しておくようにしましょう。
また、領収証や請求書も捨ててはいけません。「請求書ファイル」もしくは「会計資料ファイル」を作って保管しておきましょう。
契約書は言うまでもありませんね。「契約書ファイル」を作って、通しNoをふっておくといいですよ。このとき、事務所の賃貸やオフィス機器のリースなど、会社を運営するために必要な契約書と、得意先と交わしたビジネスの契約書は分けておきましょう。よって「契約書ファイルA」と「契約書ファイルB」などとしておくとよいでしょう。

紙で保管する必要がなければPDFにして

取引先からもらう会社案内や会議資料などは曲者です。今は高性能のスキャナなどが安価で手に入りますから、PDFにして、日付と内容がわかるファイル名をつけて保存をしておくのがお勧めです。

意外と大変。名刺の管理

書類と同様、名刺の管理も大切。メールアドレスと同じで、ビジネスにおいて名刺は宝物です。名刺に日付と話をした内容などを書き込むといったことから、どのように保管するかまでルールを決めておくといいですよ。

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