起業前にお伝えしたい７つのポイント～その４「メールとルール。」

メールはルールをあらかじめ作って

今の時代、インターネットや電子メールの利用は欠かせないでしょう。住所や電話と同じく、最初からビジネス用のアドレスを用意しておくことをお勧めいたします。
また、ビジネスが軌道に乗ってくると、メールの管理も大変になります。あらかじめ、ある程度ルールを作っておくとよいでしょう。
まず、「件名」の書き方。何百件もある中から必要なメールを探そうとするのは、大変な作業になります。このとき、メールの件名だけである程度、どのような内容であるかがわかるようになっていると便利です。
相手からのメールの件名を変えることはできませんが、こちらから出すときは、件名に得意先の名前や日付などを入れるという方法も考えられます。

バックアップのルールも

また、バックアップのルールも決めておくと便利です。メールソフトにもよりますが、１か月に１度はバックアップをとるようにするなどの工夫も必要です。
なお、今の時代、メールアドレスは大切な個人情報であり、ビジネスの大きな力になってくれるものでもあります。入手したアドレスの管理方法をあらかじめ決めておき、いつでも、適切な人にメールを出せる体制を整えておくと、ビジネスの大きな力となることでしょう。

ファイル名にもルールを

ちなみに、ワードやエクセルのデータについても、ファイル名の付け方のルールを最初に決めておくと便利です。「どれが最新版だっけ？？」なんてことに時間を取られてしまってはもったいないですからね！